Con l’emergenza mondiale che imporrà forti limitazioni per i mesi a venire, sfruttare appieno le potenzialità del digitale diventa imperativo per i business di ogni settore. Con alle spalle anni di esperienza nella produzione di eventi, l’agenzia di comunicazione Starchestnut lancia VES – Virtual Event Solution, la soluzione che rivoluziona il mondo degli eventi, su qualsiasi piattaforma siano ospitati. E anche i più semplici meeting online diventano, in 24 ore, puro entertainment.
Dall’inizio del lock-down sono cresciuti a livello esponenziale i meeting digitali: riunioni, conferenze, presentazioni, videolezioni, persino degustazioni. Il mondo reale si è trasferito online e, stando alle previsioni, passeranno mesi prima di poter tornare a sale affollate ed incontri vis a vis. Per questo Starchestnut, agenzia milanese di comunicazione, ha deciso di impiegare il suo vasto know-how nella produzione di eventi per sviluppare un nuovo servizio capace di rendere qualsiasi meeting online coinvolgente, interattivo e 100% personalizzabile, il tutto, con il supporto di una regia, come in uno show televisivo.
Si tratta di VES – Virtual Event Solution, una soluzione innovativa pensata per connettere le spokesperson al pubblico (clienti, dipendenti, media…) e portare online l’evento, sfruttando il know-how creativo e progettuale d’agenzia integrato in una regia di tipo televisivo. Convention, eventi stampa, presentazioni corporate e di prodotto, live events, formazione, B2B e B2C Heart-Warming events ed anche House Party: non importa dove si trovino fisicamente relatori e partecipanti, VES è una soluzione modulare e “pronta all’uso” (basta un solo giorno lavorativo per implementare il sistema) operabile su qualsiasi piattaforma: dai principali sistemi di videoconferenza (Google Hangout Meet, Zoom, …) ai social network (Facebook, Instagram), fino a siti web e all’interno delle reti aziendali (intranet, extranet).
«Stiamo assistendo ad una trasformazione epocale del modo di fare relazione e non possiamo prevedere con esattezza quando il mondo tornerà alla normalità. Ma sappiamo che nei prossimi mesi persisteranno limitazioni su viaggi ed eventi e, con ogni probabilità, i manager ricollocheranno budget destinati alle trasferte ricorrendo a soluzioni online – spiega Davide Jucker, Partner e Creative Director di Starchestnut. Per questo, i numerosi anni di esperienza nel settore, ci hanno portato a creare una soluzione per tutte quelle aziende che vogliono distinguersi e raggiungere i propri interlocutori in modo innovativo e personalizzato. Così è nato VES – Virtual Event Solution, ispirandoci al format televisivo, reso però più elastico e dinamico per portare online l’esperienza di un evento offline».
Del resto, la tecnologia viaggia veloce e le classiche piattaforme su cui ci siamo ormai abituati a dialogare nelle ultime settimane stanno diventando già “monotone”, con il rischio che i meeting online perdano efficacia con il calare dell’attenzione, soprattutto quando si tratta di riunioni interne col team di lavoro. E se si considera, complice anche la crisi economica derivante dall’emergenza sanitaria, che nei prossimi 12/24 mesi le aziende dovranno creare delle opportunità virtuali di “incontro” tagliando i costi di trasferte e affitto location, diventa indispensabile trovare soluzioni online efficaci ad un prezzo accessibile.
È su queste premesse che Starchestnut, specializzata nello sviluppo di strategie di engagement, nella creazione di contenuti e nella produzione di eventi, ha sviluppato Virtual Event Solution come soluzione per riconnettere i brand con i clienti, i manager con i collaboratori, le aziende con partner e fornitori, ottimizzando i costi e sfruttando la tecnologia e il format televisivo per rendere coinvolgente la conversazione online, più sintetica e diretta di quella reale. Una soluzione che sta già riscontrando i primi apprezzamenti dalle aziende che hanno iniziato a testarlo per gli incontri settimanali con la forza vendita, come da alcune grandi società che stanno utilizzando VES con i propri top client.
Ma come funziona VES? Si inizia dalla progettazione strategica dell’evento, con l’analisi di obiettivi e target a supporto dello sviluppo di una strategia di engagement efficace. Si definisce quindi una scaletta (tavola rotonda, singoli speech, sessioni di Q&A, ecc.) e si creano i contenuti visivi in linea con la brand identity dell’azienda, capaci di confermare l’esclusività e la credibilità che devono contraddistinguere l’evento, il tutto con il supporto di una regia di tipo televisivo in grado di mantenere sempre alta l’attenzione del pubblico e di dare il giusto risalto a relatori e contenuti.
VES permette di riunire – su quello che, a tutti gli effetti, è un palco digitale – fino a otto speaker contemporaneamente, ciascuno con i propri materiali (slide, immagini, video…) e tutti sempre in contatto con la Regia, che li supporta da remoto nelle tempistiche, nella gestione delle loro presentazioni e nel coordinamento della sessione di Q&A.
L’ambiente virtuale è interamente brandizzato e personalizzato secondo le necessità dell’azienda. Schede grafiche dedicate a ciascun relatore da visualizzare in funzione del momento e dell’intervento, video walk-in, sottopancia, jingle, video-cartelli, sigla, video interviste, infografiche, graphic e logo animation: ogni contenuto è sviluppato ad hoc per rendere l’evento online esclusivo e coinvolgere al massimo il pubblico, che può diventare parte attiva grazie all’impiego studiato di tecnologie interattive – come questionari, domande a risposta chiusa, pools, ecc. Non solo: per chi volesse, e appena sarà possibile, VES offre la possibilità di integrare il sistema con una troupe video multicamera per ogni relatore, sistema greenback e set luci, tecnico audio dedicato, gestione del segnale di streaming, trucco e parrucco.
Infine, che sia streaming o live, l’evento può svolgersi su più piattaforme contemporaneamente e non richiede agli utenti di scaricare alcun tipo di software o app. Senza dimenticare privacy e sicurezza: tutto il sistema è infatti protetto da password e la connessione audio video dei relatori è di tipo P2P criptata, protetta da password dedicata, unica e auto-generata.