L’archiviazione ottica di un documento è la procedura attraverso la quale i documenti cartacei vengono acquisiti attraverso strumenti di scansione e archiviati in digitale, su computer o hard disk, dai quali è poi possibile catalogarli e consultarli successivamente.
La facilitazione più grande che questo nuovo metodo di archiviazione porta riguarda specialmente lo spazio. Lo spazio fisico di archiviazione si riduce in maniera drastica, non c’è più bisogno di grosse stanze dedicate agli archivi, non servono più immensi faldoni divisi per tipologia di documento, per anno, in ordine alfabetico e quant’altro. Basta uno (o più) computer in cui inserire i documenti acquisiti con lo scanner, salvarli con un nome tale che si possa riconoscere la data e la tipologia di documento ed automaticamente è fatto un archivio per tipologia di documento, anno, fino ad arrivare ai più elevati livelli di complessità desiderati.
Esistono anche software gestionali in grado di automatizzare la maggioranza dei processi sopra descritti, l’archiviazione ottica del documento risulta l’unica procedura da fare, il resto è demandato al software, che archivia e cataloga con la metodologia precedentemente impostata.
L’archiviazione ottica di ogni documento aziendale (gestione documentale) può essere una grande semplificazione non solo dei processi ma anche e soprattutto che riguardi la condivisione delle risorse aziendali. Potrebbe facilitarsi il passaggio di documenti da un reparto all’altro, la gestione della fatturazione, dei fornitori e dei clienti. Un nuovo modo di pensare e gestire l’azienda insomma, quasi automatizzato, in cui è garantito il supporto totale all’attività produttiva.
In alternativa è possibile affidarsi ad aziende specializzate nell’archiviazione ottica di qualsiasi documento, dalle fatture alle cartelle cliniche, che possono gestire in outsourcing la vostra documentazione elettronica aziendale.