Molteplici i vantaggi conseguiti dalle aziende a seguito dell’archiviazione ottica dei documenti che hanno liberato enorme spazio negli uffici, migliorato la ricerca e mantenuta la validità legale dei documenti contabili e fiscali dell’azienda. Grazie all’utilizzo di software proprietari e open source incaricati di archiviare, a seguito di scannerizzazioni, i documenti in formato digitale rendendoli subito disponibili a interrogazioni da parte di computer e sistemi informatici dedicati alla gestione documentale dei supporti cartacei.

La tecnologia sviluppata dalle software house per l’archiviazione digitale dei documenti contabili e fiscali hanno permesso alle aziende di ottimizzare i tempi e l’efficienza dei propri dipendenti intervenendo sull’aggiornamento dei sistemi informatici e sul processo di acquisizione dei documenti dal supporto cartaceo a quello digitale: ciò consiste nell’applicare un modulo di lettura ottica sui documenti che in breve tempo verranno trasferiti su un gestionale informatico che ne permetterà l’archiviazione, la ricerca, la modifica e la conservazione della validità legale.

Possedere un archivio informatico con tutti i documenti in formato digitale ha l’enorme vantaggio di ricercare ed eventualmente modificare le informazioni contenute senza il bisogno di riprodurlo manualmente. L’archiviazione ottica del documento è certificata dall’associazione nazionale degli operatori e responsabili della conservazione digitale di qualità ISO 9001:2000 che, a seguito di verifiche periodiche, attesta l’effettiva conformità delle apparecchiature che si occupano della memorizzazione dei supporti fisici in quelli cartacei.

L’utilizzo di software appositamente creati all’archiviazione dei documenti schedulano dei processi ben definiti: una volta preparati i documenti da archiviare, si passano al modulo di archiviazione classico non a norma su di un DMS locale, dopodiché avviene il processo di conservazione sostitutiva che rispetta tutte le leggi in materia, ed infine di archiviano tali documenti su dei supporti fisici quali CD-Rom e DVD attraverso il semplice utilizzo di interfacce che seguono l’operatore all’archiviazione ottica dei documenti nel totale rispetto della legge.