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Mantenere la legalità dei supporti cartacei con l’archiviazione ottica dei documenti

Molteplici i vantaggi conseguiti dalle aziende a seguito dell’archiviazione ottica dei documenti che hanno liberato enorme spazio negli uffici, migliorato la ricerca e mantenuta la validità legale dei documenti contabili e fiscali dell’azienda. Grazie all’utilizzo di software proprietari e open source incaricati di archiviare, a seguito di scannerizzazioni, i documenti in formato digitale rendendoli subito disponibili a interrogazioni da parte di computer e sistemi informatici dedicati alla gestione documentale dei supporti cartacei.

La tecnologia sviluppata dalle software house per l’archiviazione digitale dei documenti contabili e fiscali hanno permesso alle aziende di ottimizzare i tempi e l’efficienza dei propri dipendenti intervenendo sull’aggiornamento dei sistemi informatici e sul processo di acquisizione dei documenti dal supporto cartaceo a quello digitale: ciò consiste nell’applicare un modulo di lettura ottica sui documenti che in breve tempo verranno trasferiti su un gestionale informatico che ne permetterà l’archiviazione, la ricerca, la modifica e la conservazione della validità legale.

Possedere un archivio informatico con tutti i documenti in formato digitale ha l’enorme vantaggio di ricercare ed eventualmente modificare le informazioni contenute senza il bisogno di riprodurlo manualmente. L’archiviazione ottica del documento è certificata dall’associazione nazionale degli operatori e responsabili della conservazione digitale di qualità ISO 9001:2000 che, a seguito di verifiche periodiche, attesta l’effettiva conformità delle apparecchiature che si occupano della memorizzazione dei supporti fisici in quelli cartacei.

L’utilizzo di software appositamente creati all’archiviazione dei documenti schedulano dei processi ben definiti: una volta preparati i documenti da archiviare, si passano al modulo di archiviazione classico non a norma su di un DMS locale, dopodiché avviene il processo di conservazione sostitutiva che rispetta tutte le leggi in materia, ed infine di archiviano tali documenti su dei supporti fisici quali CD-Rom e DVD attraverso il semplice utilizzo di interfacce che seguono l’operatore all’archiviazione ottica dei documenti nel totale rispetto della legge.

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Archiviazione documenti aziendali online

L’archiviazione dei documenti aziendali è una pratica che comporta in molti casi un grande dispendio di tempo e soprattutto occupa molto spazio, riempiendo i mobili e gli scaffali dell’azienda di grandi raccoglitori pieni di documenti cartacei.

Un passo avanti in questo campo sarebbe la possibilità di digitalizzare tutti i file per costituire un’ archiviazione online che permetta di eliminare gli inutile accumuli di polvere e di occupare spazio che potrebbe essere utilizzato in modi migliori.

L’archiviazione documenti aziendali dovrebbe essere a cura di ogni dipendete che provvede ad inserire su un’unica piattaforma comune la documentazione da condividere per ogni progetto commissionato.

Si può pensare di utilizzare due diverse tipologie di archiviazione per i documenti aziendali: una cartacea ed una online.

La prima archiviazione dei documenti è affidata al personale che si occupa dell’amministrazione aziendale, il quale deve provvedere alla conservazione di tutti i documenti relativi sia al pagamento di bollette e di affitto dello stabile occupato, sia ai contratti e alle buste paga dei propri dipendenti suddividendoli in singoli raccoglitori, ognuno diviso per categoria e per data.

L’archiviazione online è utile come memoria dei lavori aziendali. Si possono conservare i lavori svolti quotidianamente dai dipendenti, le richieste effettuate dai clienti, le modifiche apportare a lavori passati, in modo da avere uno storico comune da aggiornare e da consultare in qualsiasi momento da ogni singola postazione.

L’archiviazione dei documenti aziendali è fondamentale per conservare una traccia di tutto ciò che accede all’interno dell’aziendale, bisogna però conoscere la metodologia più adatta alla propria tipologia di lavoro.

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Digitale Legale: servizi per l’archiviazione digitale a norma di legge.

Digitale Legale, è l’innovativo servizio Datanet attivo nel settore del document management che si occupa di gestione, archiviazione e conservazione dei documenti.

La vera forza di Digitale Legale è la conservazione sostitutiva a norma di legge : dematerializzazione, l’archiviazione e la gestione dei documenti aziendali.

Per l’azienda che sceglie di sostituire il vecchio archivio cartaceo con un sistema di conservazione sostitutiva legale i vantaggi sono notevoli sia in termini di riduzione dei costi, efficienza, ottimizzazione delle risorse : basti pensare che ogni dipendente impiega il 40%del suo tempo in attivita di gestione dei documenti.

Con Digitale Legale abolisci la carta dal tuo ufficio e qualsiasi documento è a portata di click grazie a soluzioni in desktop e in outourcing create su misura per rispondere alle esigenze di qualsiasi azienda.

Per chi utilizza già Alfresco, l’open source del Document Management, Digitale Legale offre alle aziende la possibilità di scaricare dei semplici plug-in free per effettuare la conservazione sostitutiva.

Scegliere la conservazione sostitutiva significa: ridurre il consumo di carta, ottimizzare le risorse a disposizione, guadagnare spazio e tempo, avere tutti i tuoi documenti a portata di click, eliminare le spese di stoccaggio e archiviazione fisica dei documenti, rispettare l’ambiente e migliorare così l’immagine dell’azienda.

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Conservazione sostitutiva in azienda, archiviazione digitale di documenti

Dal 2004 per le aziende c’è la possibilità garantita dalla legge di conservare i documenti su supporti digitali mantenendo la stessa validità formale dell’originale cartaceo. Questa pratica è chiamata conservazione sostitutiva. Sostanzialmente viene introdotta una nuova modalità di archiviazione che avviene però in digitale invece che fisicamente.

L’archiviazione dei documenti avviene cioè su supporti informatici (hard disk, cd, dvd ecc) dove vengono acquisiti, salvati (in diversi formati) e quindi archiviati per poter poi essere consultati e conservati adempiendo comunque agli obblighi di legge.

L’acquisizione dei documenti da cartaceo a digitale può avvenire in due modi:

–          Il Riconoscimento OCR (Optical Character Recognition): cioè utilizzando un particolare software che riconosce i caratteri mediante scanner e li restituisce sotto forma di documento elettronico poi archiviabile e consultabile in formato digitale

–          Il Riconoscimento OMR (Optical Mark Recognition): ovvero il riconoscimento ottico delle marcature, opera attraverso un lettore ottico in grado di reperire le informazioni  estrapolate tramite scanner da un documento. Un sistema in grado di lavorare in doppia modalità.

Successivamente all’acquisizione del documento avviene l’archiviazione su supporto digitale magnetico e la catalogazione per mese ed anno e secondo la tipologia di documento e la durata di conservazione imposta dalle normative, tutto fatto tramite software e da aziende specializzate.

Quanto descritto sopra è, in grandi linee, un processo di conservazione sostitutiva, metodologia che permette alle aziende di risparmiare spazio fisico e di consumare una quantità minore di carta adempiendo sempre alle normative vigenti riguardanti la conservazione dei documenti.

Inoltre, ogni azienda che metta in atto un processo di conservazione sostitutiva deve nominare un responsabile che sarà colui il quale dovrà fornire il documento in caso di controlli o richieste da parte delle autorità o di altre figure aziendali.

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L’archiviazione ottica di un documento: modalità e procedure

Al giorno d’oggi si utilizza la pratica della cosiddetta archiviazione ottica per conservare i documenti aziendali. Una pratica che rende molto più semplice la conservazione, archiviazione ed il reperimento dei documenti, con effetti decisamente positivi anche sullo spazio e sull’ambiente: si produce sicuramente meno carta rispetto a prima da un lato mentre dall’altro archiviare documenti su supporti informatici rende la vita più facile a chi poi, anche a distanza di anni, dovrà consultarli.

Vediamo nel dettaglio come avviene la procedura di archiviazione ottica di un documento.

Innanzitutto è necessario uno strumento informatico in grado di registrare e salvare un documento, in parole povere uno scanner, con il quale è possibile acquisire i dati dalla carta e visualizzarli in formato digitale; sullo schermo o su supporti portatili (cd, dvd, hard disk…).

Le modalità di scansione, cioè di archiviazione ottica dei documenti, sono essenzialmente due:

  • Il riconoscimento OCR: optical character recognition, la quale consente di riconoscere in modalità digitale i caratteri del documento cartaceo, viene quindi acquisito l’intero testo del documento e conseguentemente archiviato come documento di testo.
  • L’Acquisizione di un’immagine: rispetto al precedente metodo in questo caso il documento scansionato sarà restituito su supporti digitali in formato immagine.

Benché il riconoscimento OCR sia una tecnologia molto avanzata è spesso possibile che durante la procedura di scansione e riconoscimento caratteri sia necessaria qualche correzione per allinearsi al documento originale, il vantaggio di utilizzare il formato immagine è la conservazione integrale del testo originale del documento.

Molti sono i software in grado di interfacciarsi con uno scanner e riconoscere il testo dei documenti, ci sono anche programmi gestionali che automatizzano i processi di acquisizione e archiviazione ottica dei documenti.

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