Per una gestione attenta ed ottimale del condominio, risulta indispensabile iniziare con un’attenta scelta dell’amministratore, ponendo particolare attenzione alle caratteristiche dell’aspirante candidato.
Al momento della richiesta di un preventivo, solitamente vengono poste dai condòmini richieste che manifestano preoccupazione derivante da un’insoddisfacente capacità organizzativa della precedente amministrazione: i condòmini temono infatti di nominare un nuovo amministratore che prosegua l’inefficiente operatività del precedente amministratore di condominio.
Le richieste di maggior interesse che i condòmini sono soliti rivolgere al potenziale amministratore al fine di sondarne la professionalità sono, solitamente, la reperibilità e la disponibilità all’esibizione e/o consegna dei documenti del condominio. Molti amministratori sono inclini a rapportarsi direttamente con i condòmini e tendono a negare la possibilità ai condòmini di prendere visione o ottenere copia dei documenti inerenti l’amministrazione del condominio (es. verbali, estratti conto bancari, fatture etc.).
Per scegliere un buon amministratore di condominio, i condòmini dovrebbero selezionare una lista di candidati da sottoporre all’assemblea, sottoporre una serie di domande ai futuri potenziali amministratori condominiali, invitarli separatamente in assemblea e farsi consegnare i loro preventivi con la lista delle prestazioni e dei costi. Al termine della loro presentazione, i condòmini sono così in grado di valutare il migliore candidato.
Un amministratore di condominio professionale, prima di stilare un preventivo in genere esegue un primo sopralluogo del condominio che gli consentirà di stilare un preventivo aderente alla realtà visionata e rispondere ad eventuali domande dei condòmini sulla situazione dell’immobile.
Nonostante ciò, valutare un amministratore di condominio non è tuttavia una scelta molto facile giacché tutti i condòmini devono essere concordi nello stabilire i punti fondamentali su cui focalizzare l’attenzione. Purtroppo, spesso ci si trova di fronte a condòmini che in realtà non hanno alcun interesse a scegliere un amministratore di condominio affidabile ed imparziale, bensì preferiscono un amministratore condominiale che compia i loro interessi personali, non provveda al recupero del mancato pagamento degli oneri condominiali, eviti di occuparsi della manutenzione e degli atti di conservazione del condominio.
Per valutare correttamente un amministratore di condominio basta seguire questi semplici consigli per restringere il campo ed evitare errori comuni :
- Un amministratore di condominio deve possedere una adeguata formazione, esperienza, capacità organizzativa. Essere amministratore di condominio comporta la conoscenza di norme giuridiche nonché di quelle amministrative e fiscali. E’ indispensabile che il vostro amministratore di condominio si avvalga dell’aiuto di consulenti professionisti esperti del settore.
- L’offerta predisposta dall’aspirante amministratore deve essere il più dettagliata possibile, nel senso che deve riportare l’entità del compenso annuo per la gestione ordinaria, l’onorario previsto per adempimenti tributari e per la convocazione delle assemblee condominiali straordinarie, la percentuale prevista per i lavori straordinari, le ulteriori spese accessorie (es. fax, cancelleria) e comunque ciò che concerne la straordinaria amministrazione. E’ pertanto consigliabile valutare attentamente l’offerta, diffidando di coloro che richiedono un compenso senza specificare le attività oggetto di remunerazione. Il compenso deve essere adeguato: un compenso troppo basso potrebbe essere indice di poca serietà dell’amministratore di condominio e nascondere comportamenti poco chuati se non addirittura illegali.
- Un amministratore di condominio deve dimostrarsi corretto non soltanto nei confronti dei condòmini ma anche nei confronti dei fornitori di beni e servizi nonché dei professionisti che prestano la loro attività per il condominio.
- Un amministratore di condominio non deve tollerare ritardi nei pagamenti degli oneri condominiali in quanto ciò pregiudicherebbe la fornitura di beni e servizi per il condominio e quindi per i singoli condòmini.
- L’amministratore di condominio non deve avere relazioni privilegiate con alcune ditte, se non per piccoli lavori o interventi urgenti: un buon amministratore invita i condòmini a portare preventivi e li guida, durante l’assemblea condominiale, nella scelta della ditta o del professionista. Un eventuale rifiuto dell’amministratore desterebbe sospetto in quanto egli potrebbe avere un interesse personale nello scegliere imprese esterne.
- Un amministratore si reca personalmente e con cadenza periodica presso il condominio per effettuare sopralluoghi.
- L’amministratore comunica la propria reperibilità telefonica, l’orario di ricevimento, l’organizzazione di sostituzione nelle assenze. Principalmente in caso di emergenza, i condòmini devono poter fare affidamento su una persona fidata e reperibile 24 ore su 24, 365 giorni l’anno.
- Alla scadenza del mandato, l’amministratore deve richiedere una riconferma formale dell’incarico, convocando l’assemblea dei condòmini, consentendo ai condòmini di esaminare e valutare l’argomento. Può infatti accadere che amministratori poco seri, pur inserendo nella convocazione, tra gli argomenti all’ordine del giorno, la voce “riconferma dell’amministratore”, tendono a pilotarne la discussione omettendone totalmente il dibattito, perché implicitamente data per scontata. La presenza dell’amministratore di condominio, quando si deve decidere sulla sua nomina, conferma o revoca e in genere sul suo operato è certamente inopportuna. Ovviamente è corretto, anche se non obbligatorio, che egli venga sentito per giustificare il suo operato e rendere note le proprie ragioni, ma altrettanto corretto è che si assenti allorché l’assemblea deve procedere al voto.
- Nonostante l’assenza di disposizioni, è consigliabile non nominare, come amministratore, un condomino dello stesso condominio, anche se la soluzione potrebbe sembrare la migliore per economicità, in particolar modo nel caso in cui il condomino si offrisse di svolgere le mansioni a titolo gratuito. Anche se in un primo momento i condòmini fossero d’accordo per tale soluzione, in futuro l’amministratore potrebbe trovarsi in situazioni di conflitto d’interessi e non sarebbe in grado di assolvere al suo compito più importante: l’imparzialità