Il mondo del lavoro, soprattutto quello improntato sul marketing e le comunicazioni fa molto riferimento al confronto ed alle “ alleanze” , delle collaborazioni con altre aziende per unire le forze e puntare ad un profitto sempre maggiore. Molto spesso questo tipo di attività tende ad includere sempre più aziende che decidono di confrontarsi con altre realtà e far conoscere il proprio modo di vivere ed intendere il marketing. Questo tipo di confronto spesso avviene tramite l’ aggancio di rapporti tramite i rispettivi manager addetti al settore marketing e si stabiliscono le condizioni per cui possa essere avviata una collaborazione. Spesso e volentieri si organizza un evento ben preciso e programmato per poter ufficializzare la cosa, di frequente con conferenze e congressi con l’ esposizione dei vari punti all’ ordine del giorno e le relazioni e i punti di vista in merito alla questione.
Gli alberghi importanti di tutta Italia sono spesso luogo di questo tipo di manifestazioni, perchè uniscono l’utile ed il dilettevole. Se da un lato offrono un servizio con la disponibilità di una sala conferenze e congressi, rende anche molto più semplice il soggiorno nelle proprie camere così come i pasti. Nella maggior parte dei casi si sceglie una città che possa al meglio accogliere i vari professionisti dalle varie località in considerazione. Spesso la scelta ricade su un resort Pompei che rappresenta proprio il tipo di struttura che questo tipo di manifestazioni richiede. Le grandi aziende organizzano dei veri e propri viaggi organizzati e tra l’ altro anche spesati per permettere ai propri dipendenti insieme agli altri di altre aziende o magari di filiali in Italia di partecipare a questi meeting. In realtà il servizio di sala congressi offerto da un Hotel non è affatto un fattore da sottovalutare.
Organizzare una sala privata per conferenze e meeting prevede l’ installazione di un impianto tecnico particolare, di strumenti video e audio, di un arredo semplice ma elegante, che possa comunque conferire alla stanza l’atmosfera di professionalità e di serietà che è bene abbia un congresso tra persone di un certo livello. I congressi tra l’altro includono il coinvolgimento di diverso personale che possa essere al servizio degli ospiti dell’ hotel. Possiamo quindi affermare con certezza che non tutti gli hotel hanno la possibilità di creare una sala conferenza o almeno possiamo dire che solo agli Hotel di un certo livello è dato possederla. Parliamo di strutture per cui intervengono diverse personalità, sia a livello organizzativo in precedenza sia a livello di servizi durante.
Sicuramente avremo bisogno di:
– un fonico che sbrighi tutte le faccende tecniche degli impianti audio e gli impianti video per l’ utilizzo dei microni e proiettori per eventuali presentazioni alla sala;
– hostess di sala ed hostess all’ ingresso per accogliere gli ospiti ed accompagnarli al posto assegnato, fornire dell’ acqua e dei dessert offerti oppure per distribuire eventuali brochure e depliant per seguire al meglio il congresso
– personale dell’ hotel che garantirà il buono stato della sala, quindi pulizie, ordine e presentazione degli ambienti impeccabili, pronti per accogliere i professionisti
– servizio security garantito dall’ albergo per gestire tutta la questione che fa riferimento alla sicurezza e l’ ordine durante tutta la durata dell’ evento.
Un evento che possa adempiere perfettamente a questo tipo di esigenze deve necessariamente seguire questo tipo di “ regole “ per garantire un feed back positivo per tutti, sia per chi organizza, sia per chi è invitato. La professionalità e la disponibilità di un Hotel possono trapelare proprio dalla perfetta organizzazione di tali eventi. Scegliere l’Hotel giusto per organizzare un congresso è sicuramente difficile, perchè richiede la valutazione di tutte le tipologie di offerte per garantire ai propri clienti il giusto ambiente e l’atmosfera per realizzare la manifestazione.