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Le segreterie di uffici e aziende sono sempre più sommersi da faldoni pieni di carta, pieni di polvere e difficili da sfogliare. Per ovviare al problema dell’accumulo di carta, polvere e ai grandi spazi richiesti per l’archivio, si può utilizzare il protocollo informatico. Questo sistema di archiviazione consente di dematerializzare  i documenti rendendoli digitali e fornendo così una facile e veloce consultazione.

Tutte le singole pratiche saranno abbinate ad un numero di protocollo che ne consentirà il facile recupero e l’immediata consultazione. In caso di modifiche dei documenti basterà protocollare il nuovo fascicolo con il numero del precedente e tute le eventuali modifiche resteranno nello storico per avere sempre una visione completa di tutta la documentazione. I nuovi sistemi di gestione dei documenti per venire sempre più incontro alle esigenze delle aziende consentono di amministrare in maniera intuitiva svariati numeri di protocolli diversificati per risorse interne e clienti.

Il protocollo informatico consente di poter consultare i documenti in ogni momento lo si ritenga opportuno, ad esempio se è stata programmata una riunione improvvisa per valutare l’andamento di un progetto aziendale in pochi istanti si potranno visualizzare o stampare tutti i file utili all’incontro. La dematerializzazione dei diversi falconi consente una facile, veloce e sicura condivisione con i collaboratori esterni quali consulenti del lavoro, avvocati, commercialisti etc.

In questa maniera verranno ridotti nettamente i tempi necessario per l’adempimento di ogni pratica, perché il tutto avverrà per via telematica senza bisogno di spostamenti o di invii della documentazione.

L’utilizzo del protocollo informatico ha permesso alle aziende di sveltire i tempi di consultazione e gestione del proprio archivio, consentendo una facile condivisione di dati con le risorse interne e i collaboratori esterni.  Tale sistema informatico è un valido supporto per le imprese che desiderano essere al passo con i tempi ed investire in maniera ottimale il tempo e il denaro.

Oggi  nelle aziende e nelle pubbliche amministrazioni la gestione dei flussi documentali deve necessariamente essere effettuata in maniera informatizzata. Pensare di rinunciare ad una gestione di questo tipo sarebbe impossibile e porterebbe a grossi problemi nel flusso di lavoro.

Ma cos’è il protocollo informatico? Per la sua definizione tecnica rimandiamo al Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art.1).  In questa sede ci limitiamo a dire che il protocollo informatico è quel protocollo che consente alle aziende e alle PA di gestire i propri documenti in maniera informatizzata; l’implementazione del protocollo informatico consente di certificare la provenienza dei documenti e la loro data di acquisizione, consentendo quindi di identificarli in modo univoco.

Le PA hanno l’obbligo di realizzare un protocollo informatico e la legge prevede la presenza di una specifica figura, denominata Responsabile del servizio di protocollo informatico. Per le pubbliche amministrazioni il protocollo informatico ha un duplice obiettivo. Oltre all’obiettivo di agevolare il flusso di documenti infatti c’è anche l’obiettivo di rendere i documenti più facilmente consultabili, anche da parte dei cittadini che ne hanno bisogno.  Il tutto quindi non è solo volto ad ottenere uno snellimento del flusso di lavoro e un’ottimizzazione dell’efficienza, ma anche una massimizzazione della trasparenza nei confronti dei cittadini.

Implementare un protocollo informatico non è affatto un’impresa semplice, anzi è molto più complesso di quanto si possa pensare. Fortunatamente oggi esistono numerose aziende specializzate in questo tipo di attività. È importante che ad occuparsi del protocollo informatico sia un’azienda specializzata e competente, in grado di analizzare le caratteristiche del lavoro dell’azienda e di offrire quindi un servizio personalizzato, adatto alle sue specifiche esigenze.

L’attuale quadro normativo favorisce l’innovazione in materia di gestione informatica  dei documenti e degli archivi, con il miglioramento dei servizi della Pubblica Amministrazione in termini di efficienza, efficacia, economicità, riduzione dei costi e trasparenza dell’azione amministrativa a favore dei cittadini e delle imprese.

Il legislatore definisce protocollo informatico  (indicato anche come protocollo informatizzato) tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali. La definizione di protocollo informatico, chiamato anche protocollo informatizzato, può essere rintracciata nel Testo unico in materia di documentazione amministrativa (DPR n° 445 del 28 dicembre 2000): il legislatore definisce il protocollo informatico quell’insieme di procedure informatizzate e di infrastrutture ICT (risorse di calcolo, apparati e reti di comunicazione) che le amministrazioni impiegano per la gestione documentale.

Il protocollo informatico, richiesto in via obbligatoria alle pubbliche amministrazioni (D. lgs. 30 marzo 2001, n° 165), introduce vari benefici specifici validi per la PA. Gli obiettivi principali che si intendono perseguire con lo strumento del “protocollo informatico” sono:

• eliminare i registri cartacei, diminuire gli uffici di protocollo, razionalizzare il flusso documentale;

• implementare gli strumenti che favoriscono un’ agevolazione nei tempi e nei costi nell’accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini ed imprese) al fine di migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa;

Queste insieme  di funzioni e tecnologie devono essere coordinate e certificate dal Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico negli uffici, della gestione dei flussi documentali e degli archivi e devono seguire il modello espresso da ciascuna amministrazione) nell’ambito del proprio manuale di gestione del protocollo informatico.

L’informatizzazione dei documenti non è intesa come una mera operazione amministrativa, ma un vero e proprio procedimento organizzativo delle attività degli uffici che mira alla dematerializzazione dei flussi documentali e a tutti i vantaggi che essa comporta.

Una delle esigenze più importanti delle Aziende moderne consiste nella possibilità di effettuare la gestione elettronica dei flussi documentali.  L’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati per la gestione elettronica dei documenti è definito protocollo informatico.  La definizione di protocollo informatico è stabilita dal Legislatore ed è contenuta nel Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art.1).

L’attività di protocollazione consiste nel certificare la provenienza e la data di acquisizione del documento identificandolo in maniera univoca.

La realizzazione del protocollo informatico è obbligatoria per legge per tutte le amministrazioni pubbliche ed ha l’obiettivo di ottimizzare il flusso di documenti eliminando i registri cartacei. Inoltre il protocollo informatico ha lo scopo di facilitare l’accesso ai documenti da parte di cittadini e imprese, in modo da migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa.

Il protocollo informatico non è utile soltanto alle pubbliche amministrazioni. Qualunque azienda o entità che ha l’esigenza di ottimizzare il proprio flusso documentale dovrebbe realizzare un protocollo informatico. La realizzazione del  protocollo informatico avrà lo scopo di garantire  l’operatività dei processi, l’osservanza delle norme e della giusta prassi in termini di privacy, di conservazione dei documenti e di continuità operativa.

La direzione del servizio del protocollo informatico è affidata al Responsabile del servizio di protocollo informatico, una figura obbligatoria per le amministrazioni pubbliche.

La realizzazione del protocollo informatico per le aziende non è un’attività semplice. Per questo è bene rivolgersi a società esterne specializzate, in grado di offrire questo servizio personalizzandolo in base ad ogni specifica esigenza.