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Archiviazione elettronica dei documenti e document management: i servizi di Cesaweb SpA.

L’archiviazione elettronica dei documenti è una delle attività svolte nell’ambito del document management, ovvero della gestione documentale attraverso l’utilizzo di strumenti, metodologie e tecnologie che permettono di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti. I vantaggi di un approccio integrato per il document management, basato sull’outsourcing e su piattaforme e tecnologie per l’archiviazione elettronica, sono i seguenti:

• rintracciabilità dei documenti, sempre e dovunque;
• un elevato livello di sicurezza, ovvero maggior protezione, all’interno ed all’esterno, del patrimonio di dati e documenti aziendali;
• l’eliminazione dei rischi dovuti alla perdita di informazioni e deperibilità dei documenti nel tempo;
• una miglior immagine verso l’esterno, grazie ad una politica di rispetto per l’ambiente.

Determinante è la scelta del fornitore di servizi di document management e archiviazione elettronica dei documenti o archiviazione ottica. Le attività di document management e archiviazione elettronica dei documenti sono parte integrante di un approccio di BPO – Business Process Outsourcing, che è una strategia basata sull’esternalizzazione o outsourcing di alcune attività che non costituiscono il core business aziendale. I servizi di BPO – Business Process Outsourcing si distinguono in quelli di front office e back office. Dove i servizi di front office sono quelli che prevedono un contatto diretto con la clientela – come ad esempio il customer care e i servizi di help desk gestiti attraverso operatori di call center – mentre i servizi di back office sono proprio quelli di document management o gestione documentale come l’archiviazione elettronica dei documenti.

Quando si decide di esternalizzare, la scelta più conveniente sarebbe quella di affidarsi ad un unico fornitore di servizi BPO, in modo da semplificare le operazioni di esternalizzazione e le comunicazioni. Purché sia un fornitore di servizi BPO che abbia competenza e know-how nella fornitura e nell’erogazione di questi servizi.
Accanto a grandi nomi del parterre di fornitori di servizi BPO, spesso di calibro internazionale, ricordiamo Cesaweb SpA, società ICT specializzata nell’erogazione di servizi di: Call Center (call center inbound e call center outbound); di Backoffice (document management, archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica dei documenti etc.); Sviluppo software applicativi di tipo gestionale o software gestionali, realizzati e personalizzati per rispondere alle richieste del committente; Hosting e Facility Management, Forniture hardware e software e Assistenza sistemistica (fornitura, installazione e manutenzione di apparecchiature hardware e software); Videosorveglianza, con la realizzazione di infrastrutture hardware/software complete; di E-commerce e Web marketing.

Cesaweb vanta un’esperienza di oltre dieci anni nel settore ICT, un team dinamico e giovane, una grande attenzione alle trasformazioni del mercato e una forte propensione al miglioramento. E’ per questo che negli ultimi anni si è progressivamente specializzata nell’erogazione di servizi di BPO, tra i quali quelli di archiviazione elettronica documentale.
I servizi di archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica sono dedicati a tutte le aziende che intendono sfruttare i vantaggi della dematerializzazione e gestire gli archivi in modo snello e efficiente, evitando inutili sprechi di risorse (carta, energia e spazio…) e pericolose perdite di dati.

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