Tra le attività che possono favorire e facilitare il flusso di lavoro di un azienda un posto di rilievo è senza dubbio occupato dall’archiviazione elettronica dei documenti. L’archiviazione elettronica consiste nel memorizzare documenti su un supporto di tipo informatico. I documenti archiviati possono essere documenti digitali ma anche documenti cartacei, i quali vengono sottoposti ad archiviazione dopo essere stati scansionati.
Il passaggio dagli archivi informatici a quelli cartacei è un momento di crescita importante per qualsiasi azienda. I vantaggi sono molti e si manifestano in diverse forme. Non sarà più necessario occupare spazio per conservare gli ingombranti raccoglitori cartacei, i documenti saranno conservati in modo più sicuro e la loro futura ricerca e consultazione sarà molto più agevole. Con l’archiviazione elettronica è possibile archiviare i vecchi documenti e iniziare ad emettere i nuovi in formato elettronico.
Le leggi attualmente in vigore consentono l’archiviazione elettronica dei documenti con rilevanza fiscale se il processo viene condotto in maniera corretta. L’ archiviazione deve essere effettuata entro l’anno successivo al periodo di competenza e su ogni archivio omogeneo dovrà essere prevista una firma digitale del responsabile che certifichi la proprietà del supporto ed una marca temporale in grado di dimostrare il momento in cui si è concluso il processo.
Ovviamente l’archiviazione elettronica dei documenti non è un’operazione semplice, specialmente se si dispone di un grande archivio cartaceo e quindi di molti di molti documenti da convertire. Gli strumenti tecnologici in grado di facilitare le operazioni esistono e vengono solitamente offerti, insieme al servizio di archiviazione, da società specializzate in archiviazione digitale.