La fatturazione elettronica è una modalità di emettere fattura in formato digitale, inviata in formato elettronico al destinatario che la conserverà in modalità provvisoria e  provvista del riferimento temporale  e della firma digitale dell’emittente; per riferimento temporale  s’intende quell’informazione associata ai documenti elettronici che ne attesta data e ora di creazione mentre la firma elettronica è costituita da un insieme di dati, opportunamente associati tra loro, che garantisce la paternità unica di chi ha redatto la fattura elettronica.  La fattura elettronica garantisce  i requisiti di integrità  e univocità del soggetto che ha emesso la fattura, senza la necessità della stampa su carta.  La  fattura elettronica dovrà essere conservato sia dall’emittente sia dal ricevente in formato elettronico. Inoltre una fattura si considera elettronica quando è stato stipulato un accordo tra l’emittente e il ricevente. Una fattura così costituita ha pieno valore legale come previsto dall’articolo 2702 del Codice Civile. L’emissione della fattura si perfeziona nel momento della sua trasmissione nel caso della fattura elettronica.  Per trasmissione si intende l’invio del documento attraverso l’uso di processi informatici (trasmissione EDI, posta elettronica, telefax, modem). Affinché la trasmissione si determini è necessario, ovviamente, il consenso del destinatario. La fattura elettronica può essere inserita nei registri informatici entro sessanta giorni dall’effettuazione dell’operazione, ovviamente restando la ricomprensione delle fatture stesse nella liquidazione relativa alla data di effettuazione dell’operazione.

Anche le fatture elettroniche di acquisto possono essere memorizzate su supporto informatico.  L’Agenzia ha stabilito che la conservazione delle fatture elettroniche debba essere effettuata entro 15 giorni dal ricevimento o emissione, restando invariati eventuali obblighi di registrazione.  La legge afferma che la conservazione deve avvenire nella medesima forma con cui è stata trasmessa la fattura elettronica. I vantaggi della fatturazione elettronica e la sua conservazione sostitutiva sono molteplici. Si eliminano i costi che la fatturazione comporta; costi di  stampa, carta, buste e francobolli, costo di distruzione della fattura, l’invio in formato digitale è garanzia di emissione. Inoltre si riduce drasticamente il tempo di emissione e gestione: il tempo destinato all’archiviazione della fattura, il tempo di ricerca della fattura, il ritardo dovuto all’inoltro cartaceo delle fatture, si elimina il tempo dedicato all’inserimento dei dati in contabilità e questo grazie all’automatismo digitale;  si riduce il tempo dedicato agli errori di fatturazione. Riduzione dei margini di errore: si elimina l’invio di copie  della stessa fattura, si riducono i mancati pagamenti delle fatture, migliore gestione dei pagamenti – incassi elettronici, maggiore efficienza dei processi amministrativo – finanziari, riqualificazione delle risorse impiegate per la ricezione, registrazione e archiviazione dei dati. Garanzia di sicurezza: si garantisce la sicurezza e l’inalterabilità del dato con una migliore gestione dei flussi di cassa e un accesso più controllato ai documenti.