Le aziende, gli uffici, le scuole, ogni amministrazione al suo interno presenta grandi archivi di faldoni di carta che occupano spazio e accumulano polvere. Per diminuire lo spazio in archivio e velocizzare le pratiche di ricerca documenti si dovrebbe ricorrere all’utilizzo del protocollo informatico.

Tale sistema prevede la dematerializzazione delle diverse pratiche presenti negli uffici aumentando l’efficienza nella consultazione. Ogni documento sarà così abbinato ad un numero di protocollo grazie al quale sarà possibile recuperarlo velocemente da parte di ogni impiegato. In caso di modifiche e correzioni a quest’ultimo, basterà reperire la vecchia documentazione ed allegare il nuovo fascicolo con il medesimo numero di protocollo.

I sistemi di gestione documentale utilizzati all’interno delle aziende consentono di amministrare in modo rapido e sicuro tantissimi numeri di protocollo, offrendo così la possibilità di avere sempre i fascicoli in un archivio digitale e permettendo il loro utilizzo in maniera ottimale.

Nell’ipotesi in cui si presenti all’improvviso un cliente in azienda e voglia valutare con voi tutte le fasi del progetto e il contratto iniziale, dovreste cercare nei faldoni dell’archivio cartaceo tutti i documenti, invece con l’utilizzo del protocollo informatico, con pochi e semplici click potrete stampare tutto il materiale necessario per la riunione. L’archivio informatico offre molti vantaggi per la gestione e la conservazione dei documenti aziendali, perché mediante la dematerializzazione sarà possibile inviare pratiche via e-mail, contratti di lavoro al commercialista per velocizzare le consulenze. Sarà possibile lo scambio di qualsiasi tipologia di documentazione, perché tutto avverrebbe in maniera sicura e controllata.

L’utilizzo del protocollo informatico per i documenti permetterà di creare degli archivi digitali per effettuare la suddivisione delle cartelle per rispondere nel migliore dei modi alle diverse esigenze, si può scegliere di catalogare per data, per cliente o per tipologia di contenuto della cartella digitale.

La dematerializzazione vi garantirà la consultazione e l’invio delle pratiche aziendali in tempi ridotti.