L’attuale quadro normativo favorisce l’innovazione in materia di gestione informatica  dei documenti e degli archivi, con il miglioramento dei servizi della Pubblica Amministrazione in termini di efficienza, efficacia, economicità, riduzione dei costi e trasparenza dell’azione amministrativa a favore dei cittadini e delle imprese.

Il legislatore definisce protocollo informatico  (indicato anche come protocollo informatizzato) tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali. La definizione di protocollo informatico, chiamato anche protocollo informatizzato, può essere rintracciata nel Testo unico in materia di documentazione amministrativa (DPR n° 445 del 28 dicembre 2000): il legislatore definisce il protocollo informatico quell’insieme di procedure informatizzate e di infrastrutture ICT (risorse di calcolo, apparati e reti di comunicazione) che le amministrazioni impiegano per la gestione documentale.

Il protocollo informatico, richiesto in via obbligatoria alle pubbliche amministrazioni (D. lgs. 30 marzo 2001, n° 165), introduce vari benefici specifici validi per la PA. Gli obiettivi principali che si intendono perseguire con lo strumento del “protocollo informatico” sono:

• eliminare i registri cartacei, diminuire gli uffici di protocollo, razionalizzare il flusso documentale;

• implementare gli strumenti che favoriscono un’ agevolazione nei tempi e nei costi nell’accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini ed imprese) al fine di migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa;

Queste insieme  di funzioni e tecnologie devono essere coordinate e certificate dal Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico negli uffici, della gestione dei flussi documentali e degli archivi e devono seguire il modello espresso da ciascuna amministrazione) nell’ambito del proprio manuale di gestione del protocollo informatico.

L’informatizzazione dei documenti non è intesa come una mera operazione amministrativa, ma un vero e proprio procedimento organizzativo delle attività degli uffici che mira alla dematerializzazione dei flussi documentali e a tutti i vantaggi che essa comporta.