La conservazione sostitutiva sta divenendo sempre più una realtà in Italia. Le nuove disposizioni  sul tema della conservazione cartacea dei documenti sono sicuramente tra i principali motivi di tale transizione.

Ma i vantaggi sono molteplici, primo su tutti il lato ambientale, questo perché mantenere numerose documentazioni sotto forma elettronica è assolutamente meno dispendioso di un classico archivio cartaceo con ingombranti scatoloni polverosi. Viene da se che anche dal lato economico, la conservazione digitale dei documenti è categoricamente più vantaggioso, non sarà necessario investire denaro in archivi, carta e nemmeno nell’affitto di spazi appositi per gli scaffali in strutture apposite. Lo stesso discorso varrà anche per il piano logistico, perché con una conservazione sostitutiva, sotto forma elettronica, non sarà necessario cercare un parcheggio per l’automobile e quindi perdere tempo, per recarsi di persona a cercare dei documenti in mezzo a polverosi archivi, ma sarà sufficiente dal posto di lavoro o anche dalla propria abitazione, collegarsi da un computer all’archivio elettronico e da lì direttamente poter fare tutte le consuete operazioni che si fanno in un ufficio, ovvero scaricare, copiare e stampare direttamente la documentazione necessaria, che siano bollette, verbali, fatture e pratiche varie, tutto ciò restando comodamente seduti.
Tutto ciò sarà possibile perché obbligatoriamente per legge, le copie digitali dei documenti devono essere in tutto e per tutto fedeli all’originale cartaceo e quindi avere valenza legale.

La dematerializzazione comporta diversi passi per convertire la documentazione su supporti digitali. Il primo passo da compiere è ovviamente fare una copia identica del documento, poi procurarsi un software applicativo in grado di fare ricerche e riconoscere i documenti in base a determinati campi come possono nome, cognome, codice fiscale, partita iva e qualsiasi dato anagrafico che possa aiutare in una ricerca veloce ed efficiente dei documenti necessari. Un passo decisamente indispensabile è la creazione di una firma elettronica che attesti in modo univoco e sicuro l’autenticità dei documenti digitali e che verrà posto su ogni documento elettronico. Una volta completata la totale conversione dei documenti, si potrà anche procedere all’eliminazione fisica dei documenti cartacei che non saranno più necessari, perché appunto, rimpiazzati dalle loro nuove copie digitali.