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La gestione di un’azienda, che sia pubblica o privata, presenta delle problematiche quotidiane e progettuali, che vanno affrontate seguendo determinati criteri.

Nell’attuale periodo storico poi, si aggiungono delle condizioni sfavorevoli alla gestione aziendale e al project management, come ad esempio la diminuzione delle risorse, sia economiche che di personale, che richiedono uno studio più appropriato del progetto, per ottenere il risultato migliore e la massima efficienza, limitando gli sprechi e raggiungendo la qualità desiderata.

Parlare di project management non vuol dire affrontare i problemi delle “funzioni di routine” dell’azienda, ossia tutte quelle mansioni che si svolgono quotidianamente e servono alla normale attività aziendale. La parola “progetto”, infatti, va intesa come inquadrata in un arco temporale ben definito, con un inizio e una fine.

Bisogna innanzitutto determinare ogni aspetto del piano di lavoro che l’azienda deve affrontare, pianificando i passaggi da effettuare per ottenere il risultato desiderato, tenendo conto di costi e tempi di realizzazione. Si deve quindi effettuare un’analisi di fattibilità del progetto, per capire se è possibile arrivare alla conclusione rispettando ogni specifica.

Le fasi più importanti del project management nella gestione aziendale sono relative alla definizione della“missione”, alle risorse disponibili per il lavoro da svolgere, alla metodologia con cui verrà affrontato il progetto e, infine, al tipo di controllo che verrà applicato.

Si parla quindi di “triangolo dei vincoli di progetto”, nel quale ogni lato rappresenta uno dei requisiti da tenere in conto: scopo e qualità del servizio, durata del progetto, risorse impiegabili. Come i lati di un triangolo, ognuno di questi aspetti e legato agli altri due e ne è condizionato.

Definiti questi aspetti, si passa poi alla destrutturazione del progetto, per individuare le fasi che lo compongono. Si passa così alla stesura della cosiddetta Work-breackdown Structure, ossia un diagramma in cui si scompone il progetto, fino agli stadi più elementari.

Da qui si può intravedere a quale risorsa affidare ogni incarico, per superare gli punti che porteranno alla risoluzione totale del progetto.

Solitamente, il project management viene affidato ad un team di task manager, il cui responsabile viene definito project manager, che si adopereranno per gestire i vari aspetti del progetto e dirigere gli attori incaricati. In caso di piccoli progetti o aziende con un numero limitato di impiegati, non sarà costituito un team di sviluppo, e il project manager si occuperà da solo di coordinare l’attività di ogni risorsa impegnata nel progetto.

Il project management si capisce quindi essere una fase delicata ed importante, nonché articolata, e quindi da assegnare a persone competenti e affidabili, per la buona riuscita del progetto e per la credibilità aziendale che da esso deriva.

Quello del project manager rappresenta, senza ombra di dubbio alcuna, uno dei ruoli in assoluto più impegnativi e stimolanti all’interno del team del progetto.
Si tratta di una figura paragonabile a quella di un direttore d’orchestra che, di concerto con gli altri attori del team, svolge una indispensabile funzione di coordinamento finalizzata allo sviluppo armonico e progressivo del progetto, contribuendo, nello stesso tempo, a creare una stabile visione d’insieme.
Il ciclo vitale di ciascun progetto è caratterizzato da numerosi step.
Compito del project manager è quello di saper riconoscere funzioni e peculiarità di ciascuno step, adattando il proprio lavoro alle richieste sempre mutevoli sia del progetto stesso che del team responsabile.

Trattandosi di un argomento estremamente complesso e controverso, non esiste un’unica chiave di lettura riguardante il project management. Come conseguenza di ciò, sia sul piano teorico che su quello pratico, ogni project manager tende a sviluppare una sua opinione e a consolidarla durante tutto il corso dela sua vita lavorativa e professionale. Ne risulta, dunque, una letteratura estremamente variegata, se non addirittura contraddittoria, nella quale è sempre più difficile sapersi districare con successo.
La domanda che occorre porsi al fine di superare questo notevole empasse informativo è:
“Chi è il project manager e che cos’è veramente il project management?”

LE TRE DIMENSIONI DEL PROJECT MANAGEMENT

Per rispondere a questo importantissimo quesito è necessario prima fare qualche passo indietro e analizzare con la dovuta attenzione il background strutturale caratterizzante il project management. Tale background è costituito da tre dimensioni perfettamente interconnesse con il ciclo vitale e produttivo di ciascun progetto.
Non dimentichiamoci, di fatti, che se il project manager è il direttore d’orchestra, il progetto è lo spartito dal quale prende forma la musica, ovvero il prodotto finale.
Vediamo rapidamente quali sono le tre dimensioni del project management e in che modo influenzano il processo gestionale dell’azienda.

• Dimensione Tecnica
  Generalmente associata alle prime fasi del ciclo vitale del progetto, la dimensione tecnica è quasi sempre caratterizzata da gap e difficoltà tecniche che devono essere superate grazie a una serie di mansioni finalizzate a sviluppare il progetto attraverso un lavoro congiunto con il team.
• Dimensione Transazionale
  La dimensione transazionale fa riferimento a tutte quelle attività tradizionalmente associate alla gestione del workflow aziendale. Tali attività si basano principalmente sul controllo del progetto durante la sua fase di implementazione.
• Dimensione Trasformazionale
  In questa dimensione il project manager si trasforma in project leader, capace non solo di monitorare e coordinare il lavoro del proprio team, ma anche di motivare tutti gli attori coinvolti in egual misura, garantendo, così, la qualità del prodotto finale.

PROJECT MANAGER: LEADER VISIONARIO O SUPEREROE?

Alla luce di quanto detto fino ad ora, appare chiaro come il ruolo del project manager richieda numerose competenze che spaziano dalla conoscenza tecnico-pratica del prodotto (e del progetto ad esso relativo) a profonde capacità interrelazionali e comunicative.
Ciascun project manager è chiamato ogni giorno a riconoscere e adottare tutte e tre le dimensioni gestionali del progetto. Ne deriva un lavoro di squadra prolifico e fruttuoso nel quale il project manager:

• Seleziona e crea i migliori processi per il ciclo vitale di un progetto
• Riconosce il valore aggiunto delle singole attività
• Motiva e responsabilizza i vari attori coinvolti nel processo
• Gratifica il proprio team rendendolo partecipe del successo di uno o più progetti
• Esamina costantemente il proprio lavoro individuando i punti che dimostrano di avere un più ampio margine di miglioramento

PROJECT MANAGEMENT: DAL PROBLEMA ALLA SOLUZIONE

Il project management è uno degli aspetti in assoluto più rilevanti della gestione aziendale eppure sono poche le realtà imprenditoriali veramente consapevoli della sua importanza. Non a caso, spesso e volentieri, lo stesso project manager viene coinvolto nel progetto tramite modalità lavorative del tutto inadeguate (part-time, contratto a progetto, etc.).
Studi recenti e approfonditi sull’argomento hanno dimostrato che le aziende operanti nel pieno rispetto degli standard organizzativi del project management riescono a ridurre notevolmente i costi di gestione  e di sviluppo di ogni singolo progetto grazie a un costante monitoraggio del processo produttivo e del complesso ciclo vitale del progetto.
Investire in project management significa, dunque, ottimizzare costi e tempo, innalzando, al contempo, il livello qualitativo del prodotto finale.