La banca slovena SKB ha deciso di introdurre una piattaforma unica e centralizzata per il suo sistema di gestione documentale e la conservazione sostitutiva del suo archivio cartaceo.
Dotcom, azienda specializzata nella gestione documentale, semplifica i processi di gestione dei documenti attraverso lo sviluppo di applicazioni verticali unificate nella stessa piattaforma per coprire ogni fase del processo di archiviazione.
La soluzione sviluppata su misura per SKB Bank si basa sulla combinazione di due software: Alfresco (per tutte le attività che riguardano il workflow, l’archiviazione e la validazione dei documenti) e Kofax (fondamentale nell’elaborazione e riconoscimento dei dati). La piattaforma è in grado di sopportare gli oltre 1.000.000 di documenti elaborati dal sistema all’anno.
In ogni filiale del gruppo sono stati installati software e hardware per la scansione dei documenti, che una volta digitalizzati vengono spediti all’applicazione Alfresco installata nella sede centrale. Il sistema di gestione documentale o DMS (Document Management System) invia i dati a Kofax che si occupa della lettura e del riconoscimento di testi e foto.
Una volta finito questo processo il documento con i dati aggiuntivi viene inviato automaticamente dal sistema e gli addetti possono procedere alla sua validazione, d’accordo con le procedure bancarie. L’ultimo passo consiste nell’inviare i dati al sistema di pagamento interno.
Che vantaggi ha portato a SKB Bank questo sistema di gestione documentale?
Numerosi, tra i quali possiamo ricordare la tracciabilità del ciclo di vita del documento, la sua ricerca istantanea una volta archiviato, il risparmio di spazio e personale avendo eliminato l’archiviazione cartacea, la possibilità di monitorare il flusso documentale in tempo reale ricevendo tutti in dati in modo centralizzato dalle varie filiali, la gestione avanzata di utenti e gruppi che interagiscono con i documenti bancari con diversi livelli di accesso e, per finire ma ce ne sarebbero molte altre, il fatto che il sistema sia basato su un’applicazione web-based e quindi non richiede computer particolari, basta avere un semplice accesso a Internet.
Su Dotcom
Dotcom nasce nel 2004 a Trieste dove si occupa dello sviluppo e dell’implementazione di progetti software per l’ambito privato e le pubbliche amministrazioni . Accanto all’attività di sviluppo su commissione ha sviluppato soluzioni software proprie negli ambiti della gestione documentale, CRM, HRM e del BPM.
www.dotcom.ts.it
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