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Strumenti innovativi per piccole e medie imprese

Quando ci sono gli strumenti giusti, si lavora meglio, più in fretta e soprattutto in maniera più serena. Anche le piccole aziende, che sono abituate aduna gestione a volte improvvisata dei propri processi interni, devono perciò imparare a strutturare il proprio lavoro in modo da distribuire le mansioni in modo preciso tra i dipendenti e velocizzare alcuni processi lavorativi grazie all’automazione. In questo post non parleremo delle strumentazioni tecniche, ma della gestione dei flussi di lavoro grazie a strumenti innovativi. Trattandosi di un tema ampio e generalista, può essere applicato a molti modelli aziendali indipendentemente dal business trattato dall’azienda.

Digitalizzazione dei documenti

Un primo aspetto da prendere in considerazione è la digitalizzazione dei documenti, che impone di rinunciare alla carta stampata a favore di copie digitali della documentazione. perché questo cambiamento? Innanzitutto perché si risparmia su carta ed inchiostro, e poi anche perché l’archiviazione è più facile. In particolare, tramite dei software di gestione documentale si può uniformare l’archiviazione della documentazione, creando un archivio digitale che tutti i dipendenti o le persone autorizzate possono consultare senza il bisogno di recarsi fisicamente in archivio. la digitalizzazione dei documenti può avvenire anche a monte, ovvero alla ricezione e all’invio dei documenti: si possono infatti adoperare persino dei fax virtuali che consentono di ricevere i fax direttamente in formato pdf. Se poi occorre la versione cartacea del documento, è sempre possibile stamparla.

Centralino telefonico

Spesso le piccole aziende non possono permettersi un’infrastruttura telefonica articolata come un centralino. Eppure il centralino è importante, perché consente di smistare le chiamate, di non perdere informazioni importanti che arrivano via telefono, di parlare gratis tra tutti i dipendenti dell’azienda. Oggi il VOIP consente di realizzare un centralino a costi bassi, molto più competitivi che in passato. Per le piccole imprese è un’occasione da non lasciarsi sfuggire assolutamente!

CRM

Dove vengono archiviate le informazioni relative ad un cliente? Molte piccole aziende accumulano fogli o si affidano alla memoria infallibile della segretaria. ma poi cosa succede se il foglio scompare o la segretaria ha l’influenza? Un CRM (Customer Relationship Management) permette di centralizzare e organizzare la raccolta delle informazioni sui clienti, pescandole poi dal database in base alle esigenze. per non lasciarsi sfuggire nulla sui clienti, per aumentare il business o per migliorare il rapporto con la propria clientela, ma anche per aumentare o interscambiare i dipendenti in qualsiasi momento senza bisogno di troppe complicazioni: basta dare ai nuovi dipendenti l’accesso alle informazioni contenute nel CRM per renderli autonomi e completamente operativi.

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