La regione FVG ha scelto Dotcom, azienda specializzata nella gestione documentale, per il processo di dematerializzazione della pubblica amministrazione

Con il patrocinio del Ministero la Regione doveva digitalizzare tutti i documenti cartacei dell’Archivio del Personale e tutti i processi che riguardano tale ambito.

La soluzione sviluppata per Dotcom è stata basata su Share Point 2007, che permette l’implementazione della fascicolazione dei documenti appartenenti all’archivio e alla gestione delle  procedure di worklfow legate alle richieste di distribuzione documentale interna.

E’ stata configurata una piattaforma elettronica per la gestione dei fascicoli per un totale di 3.200 dipendenti distribuiti nelle diverse sedi regionali. In questo modo, ogni dipendente ha accesso a circa 100 pagine contenenti documenti associati  per un totale di 120.000 documenti gestiti dal sistema implementato.

Oltre a risolvere i problemi relativi allo spazio fisico, la soluzione è anche ottimale per eliminare la possibilità di copia e distribuzione dei documenti dell’archivio. I vantaggi non finiscono qui, la riduzione dei tempi e l’ottimizzazione dei processi di gestione sono altri due aspetti positivi della gestione documentale.

L’efficienza e la riduzione dei costi della gestione cartacea si traduce nell’annullazione di 80 mila pagine all’anno solo per l’ufficio protocollo e archivio. Il risparmio di tempo è stato calcolato essere di un 70% a partire dal primo anno. In termini economici si è calcolato un risparmio economico sulla base della riduzione costo-carta e costo-tempo di gestione pari a 465.000 Euro il primo anno e oltre 500.000 Euro a regime dal secondo anno in poi per il solo ufficio protocollo.

Su Dotcom
Dotcom nasce nel 2004 a Trieste dove si occupa dello sviluppo e dell’implementazione di progetti software per l’ambito privato e le pubbliche amministrazioni . Accanto all’attività di sviluppo su commissione ha sviluppato soluzioni software proprie negli ambiti della gestione documentale, CRM, HRM e del BPM.
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