Al giorno d’oggi si utilizza la pratica della cosiddetta archiviazione ottica per conservare i documenti aziendali. Una pratica che rende molto più semplice la conservazione, archiviazione ed il reperimento dei documenti, con effetti decisamente positivi anche sullo spazio e sull’ambiente: si produce sicuramente meno carta rispetto a prima da un lato mentre dall’altro archiviare documenti su supporti informatici rende la vita più facile a chi poi, anche a distanza di anni, dovrà consultarli.
Vediamo nel dettaglio come avviene la procedura di archiviazione ottica di un documento.
Innanzitutto è necessario uno strumento informatico in grado di registrare e salvare un documento, in parole povere uno scanner, con il quale è possibile acquisire i dati dalla carta e visualizzarli in formato digitale; sullo schermo o su supporti portatili (cd, dvd, hard disk…).
Le modalità di scansione, cioè di archiviazione ottica dei documenti, sono essenzialmente due:
- Il riconoscimento OCR: optical character recognition, la quale consente di riconoscere in modalità digitale i caratteri del documento cartaceo, viene quindi acquisito l’intero testo del documento e conseguentemente archiviato come documento di testo.
- L’Acquisizione di un’immagine: rispetto al precedente metodo in questo caso il documento scansionato sarà restituito su supporti digitali in formato immagine.
Benché il riconoscimento OCR sia una tecnologia molto avanzata è spesso possibile che durante la procedura di scansione e riconoscimento caratteri sia necessaria qualche correzione per allinearsi al documento originale, il vantaggio di utilizzare il formato immagine è la conservazione integrale del testo originale del documento.
Molti sono i software in grado di interfacciarsi con uno scanner e riconoscere il testo dei documenti, ci sono anche programmi gestionali che automatizzano i processi di acquisizione e archiviazione ottica dei documenti.
