Ogni giorno la posta elettronica viene utilizzata da amici, colleghi, e collaboratori per inviare e-mail con allegati di grandi dimensioni, con conseguente saturazione dei dischi dedicati alla posta elettronica.
E’ abitudine, inoltre, mantenere gli archivi di posta in linea con il risultato di avere dei file .NSF che possono avere dimensioni superiori a diversi Gigabyte. La maggior parte di questi dati sono riconducibili agli allegati che gli utenti hanno inviato o ricevuto.
Se moltiplichiamo la dimensione dei file .NSF per il numero di caselle di posta elettronica, si raggiungono facilmente delle occupazioni di spazio su storage primario di diversi Terabyte con la conseguenza che l’acquisto dei dischi dedicati diventa oneroso e i tempi di backup delle cartelle degli utenti lunghi.
Come possiamo comprimere i file .NSF di Lotus Notes?
Gli allegati, ed in particolare i file non strutturati come le presentazioni PowerPoint, i documenti Word, i file PDF e le immagini sono la ragione dell’aumento esponenziale della dimensione dei file .NSF e comprimere tali file non è facile! In primo luogo i file non strutturati allegati, tipo un immagine JPG, rappresentano un contenuto già precompresso e anche se si utilizza uno “zipper” i risultati di compressione ulteriore sono vicini allo zero perché la compressione dei file .NSF inizia quando i file non strutturati entrano nel contenitore .NSF per la prima volta.
Ottimizzazione nativa di allegati e-mail
Ottimizzazione nativa significa che i file hanno dimensioni ridotte senza cambiarne il formato originale. Il centro di ricerca balesio AG ha sviluppato la più avanzata tecnologia di ottimizzazione del formato nativo con una riduzione della dimensione dei documenti dal 15 al 90% conservando tutti gli aspetti funzionali, cioè accessibilità e maneggevolezza.
Utilizzando FILEminimiser Suite, ed il plug in per Lotus Notes, gli allegati vengono ottimizzati all’atto dell’invio dell’e-mail, cioè prima che il documento entri nel file .NSF. Grazie a ciò, il tasso di crescita dei file .NSF è significativamente e permanentemente ridotta.
Le conseguenze dell’utilizzo del plug in per Lotus Notes di FILEminimizer Suite sono:
- Riduzione del traffico di rete generato dagli allegati
- Repository e-mail di dimensioni ridotte sul server
- Backup e Restore delle mail più rapido ed efficace