Con la formula conservazione sostitutiva si intende la validità legale equiparata a documenti cartacei di documenti informatici. In pratica, con l’introduzione normativa di questa pratica, è possibile conservare digitalmente documenti che prima dovevano essere archiviati fisicamente: ad esempio il libro giornale o il libro degli inventari, modelli di pagamento tipo F23 o F24, dichiarazioni fiscali ed altro.
Formalmente la conservazione sostitutiva avviene attraverso la memorizzazione in idonei supporti con riferimenti temporali e l’apposizione della firma digitale da parte del responsabile della conservazione sostitutiva che ne attesta il corretto processo.
Facendo un po’ di chiarezza la memorizzazione in idonei supporti consiste in un caso, nella scannerizzazione dei documenti cartacei in documenti digitali, archiviati su supporti digitali con riferimento temporale e conservati, nell’altro caso la conservazione sostitutiva consiste nel non produrre più documenti cartacei; gestire cioè la documentazione aziendale non producendo più documenti cartacei ma archiviando tutto in supporti informatici che ne consentano la consultazione oltre che la conservazione.
Nel primo caso si parla di smaterializzazione, passaggio dal cartaceo al digitale, nel secondo di dematerializzazione ovvero non emettere più documenti cartacei.
La normativa prevede una procedura legale/informatica che include anche un responsabile della conservazione sostitutiva, una figura di riferimento opportunamente formata che definisce caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione sostitutiva, organizza i contenuti sui supporti (ottici e/o informatici) e gestisce le procedure di tracciabilità e sicurezza per la corretta conservazione.
Le fasi della conservazione sostitutiva prevede:
- l’apposizione della firma digitale (diversa dalla firma elettronica perché quest’ultima non ha valore legale) su ogni documento informatico;
- l’apposizione della firma sul totale del lotto di conservazione;
- l’apposizione di una marca temporale su ciascun lotto di conservazione (solo per alcune tipologie documentali);
- estrazione dell’impronta per la trasmissione all’agenzia delle entrate (solo per i documenti di natura fiscale);
- vengono infine prodotte 2 copie su supporti ottico-magnetici.
Successivamente e nel corso degli anni va verificata la leggibilità e l’integrità dei documenti. Gli stessi vanno poi esibiti in caso di controlli da parte degli organi preposti o in caso di citazione in tribunale.
