Con l’affermazione dei business centre, il concetto di ufficio virtuale si è esteso in tutte le regioni del mondo, influenzando la crescita e lo sviluppo di moltissime attività, ma soprattutto modernizzando l’intero e attuale scenario del settore aziendale. Si tratta di una struttura particolarmente ampia che ospita uffici di ogni genere. Questi centri affari vengono aperti dappertutto e permettono di affittare degli uffici realizzati appositamente per essere affittati; infatti, ciascuno di essi dispone di tutto in quanto già pronto: scrivanie e tutti i mobili necessari, diverse tecnologie necessari al lavoro d’ufficio come le stampanti, scanner, fotocopiatrici, proiettori, e ovviamente internet ad alta velocità. Le strutture in questione sono eleganti edifici ubicati in zone centrali, importanti, prestigiose della città scelta, al fine di farsi notare in zona sin dal primo giorno di lavoro, e dare l’impressione di un’attività autorevole.
L’utilità di questi uffici virtuali risiede nel poter di trovare un edificio dove stabilire la propria attività senza troppe ricerche e vane perdite di tempo. Tale possibilità non è opportunità da poco per chi è alle prime armi e non ha un budget di un certo tipo. Infatti, il costo di acquisto di una struttura è abbastanza elevato per un piccolo imprenditore. Pur prendendo in considerazione un possibile affitto, non è semplice trovare una buona sede per i propri affari, nè, allo stesso tempo, un buon prezzo, se non in zone decentrali e non particolarmente prestigiose. I costi che derivano dall’ipotetico affitto prescindono da fattori quali la ristutturazione e l’acquisto dei mobili e di tutti gli altri mezzi, elettronici e non, legati a lavoro da ufficio. E’ bene riflettere, a tal proposito, sulle tempistiche di ricerca di un ufficio e dell’assunzione del personale. Quest’ultimo elemento non è da sottovalutare: ore e ore perse tra colloqui e formazione dei propri impiegati. Così sorge spontaneo il dubbio: ne vale davvero la pena quando è possibile scegliere una postazione per la propria attività nella città che si vuole da utilizzare già a partire dal giorno dopo? Un affitto che non comporta spese ulteriori, in quanto già munito di ciò che ci è indispensabile per portare avanti il nostro lavoro, e un affitto che ti fornisce persino la possibilità di avere uno staff specializzato nel tuo settore e pronto da subito a lavorare per te. Certo, i pensieri passano per la testa, soprattutto se si riflette su tempi e costi, assolutamente diversi nelle due circostanze appena esaminate. Rifiutare di prendere in considerazione un ufficio virtuale è come rifiutare la consegna di un paio di chiavi in mano di un’attività già pronta a decollare.
I business center permettono di affittare uffici per un periodo di tempo privo di vincoli, lasciando spazio alle esigenze dei clienti. E’ possibile affittare una sala riunioni per qualche ora per discutere dei piani di lavoro della propria azienda con i propri dipendenti, o anche affittare una sala conferenze per comunicare con dei clienti. Si può usufruire di un ufficio in una determinata città e poi spostarsi benissimo in un’altra. Ci sono anche molti imprenditori che stabiliscono le proprie attività in più uffici virtuali solo come residenza, mentre loro possono trovarsi da qualsiasi altra parte. Si tratta dell’affitto di un indirizzo fisico utilizzato per la sede di un business, i servizi annessi, come il numero di telefono e l’indirizzo di posta sono una libera scelta dell’impresario.
Approfondiamo meglio il discorso sull’indirizzo fisico. La scelta in questione viene effettuata da due imprenditori differenti:
– l’imprenditore che lavora da casa, ma non vuole mischiare lavoro e vita privata e decide di stabilire l’azienda dove desidera continuando ad operare da casa.
-l’imprenditore più grande che vuole espandere la propria attività, affittando indirizzi in più città, in maniera tale da avere più sedi della propria azienda, e di conseguenza più ingaggi lavorativi
Il primo imprenditore, essendo solitamente alle prime armi, non richiede grandi servizi, se non quello di posta e telefonia. Molto spesso, col tempo, il primo caso di imprenditore comincia con l’indirizzo per poi passare all’affitto concreto della struttura. Il secondo caso di imprenditore ha già un budget, per cui può permettersi di investire per far crescere la propria azienda. I servizi di cui usufruirà andranno oltre posta e telefonia: di solito, chi ha un’attività più grande richiede un servizio clienti, assumendo un apposito team preparato, persino plurilingue, o ancora, assume un segretario personale che gestisca piani e impegni di lavoro affinche tutto quadri liscio. Si tratta di una figura molto importante quella del segretario, soprattutto per chi ha più sedi a cui non partecipa fisicamente.
L’innovazione degli uffici virtuali risiede non solo nel poter gestire un business a distanza e nell’immediatezza delle possibilità lavorative, ma anche nell’incredibile disponibilità di luoghi dove stabilire la propria attività: ci sono uffici uffici virtuali a Montecarlo, New York, Sydney, ormai dappertutto. Anche il piccolo imprenditore può ambire al progetto di lavoro che ha sempre desiderato, affittando una struttura in una città persino di un altro continente, e a prezzi sostenibili.
