Dal 2004 per le aziende c’è la possibilità garantita dalla legge di conservare i documenti su supporti digitali mantenendo la stessa validità formale dell’originale cartaceo. Questa pratica è chiamata conservazione sostitutiva. Sostanzialmente viene introdotta una nuova modalità di archiviazione che avviene però in digitale invece che fisicamente.
L’archiviazione dei documenti avviene cioè su supporti informatici (hard disk, cd, dvd ecc) dove vengono acquisiti, salvati (in diversi formati) e quindi archiviati per poter poi essere consultati e conservati adempiendo comunque agli obblighi di legge.
L’acquisizione dei documenti da cartaceo a digitale può avvenire in due modi:
– Il Riconoscimento OCR (Optical Character Recognition): cioè utilizzando un particolare software che riconosce i caratteri mediante scanner e li restituisce sotto forma di documento elettronico poi archiviabile e consultabile in formato digitale
– Il Riconoscimento OMR (Optical Mark Recognition): ovvero il riconoscimento ottico delle marcature, opera attraverso un lettore ottico in grado di reperire le informazioni estrapolate tramite scanner da un documento. Un sistema in grado di lavorare in doppia modalità.
Successivamente all’acquisizione del documento avviene l’archiviazione su supporto digitale magnetico e la catalogazione per mese ed anno e secondo la tipologia di documento e la durata di conservazione imposta dalle normative, tutto fatto tramite software e da aziende specializzate.
Quanto descritto sopra è, in grandi linee, un processo di conservazione sostitutiva, metodologia che permette alle aziende di risparmiare spazio fisico e di consumare una quantità minore di carta adempiendo sempre alle normative vigenti riguardanti la conservazione dei documenti.
Inoltre, ogni azienda che metta in atto un processo di conservazione sostitutiva deve nominare un responsabile che sarà colui il quale dovrà fornire il documento in caso di controlli o richieste da parte delle autorità o di altre figure aziendali.