Quando si parla di efficienza al lavoro, non si può prescindere dall’organizzazione degli strumenti e dei documenti che si usano in ufficio.
L’efficienza al lavoro, ossia la capacità di trarre i risultati migliori dalle risorse che si hanno a disposizione, si raggiunge tramite una certa dedizione e un grande impegno e mettendo in pratica tutte quelle tecniche che ci permettono di razionalizzare le risorse e ottimizzare i tempi. Per essere il più possibile efficienti al lavoro, soprattutto quando si parla di lavori d’ufficio, è quindi necessario prestare attenzione ad ogni singolo dettaglio che possa aiutarci a raggiungere gli obiettivi che ci proponiamo con il minor sforzo psico-fisico possibile. E con minimi dettagli si intende anche la disposizione e organizzazione dei raccoglitori per ufficio e di tutti gli altri materiali che si trovano in ogni ufficio.
Ogni impiegato in ufficio dovrebbe, innanzitutto, cercare di tenere la propria scrivania in ordine organizzando il materiale in modo che sia sempre pronto all’uso e nel posto in cui ci si aspetta che sia. Evitare di perdere tempo alla ricerca di un oggetto ci fa risparmiare tempo, e tenere i materiali in ordine ci può aiutare a mantenere anche un certo ordine mentale. Sulla scrivania dovrebbe trovar posto solo quello che sappiamo ci servirà per svolgere il lavoro di cui ci stiamo occupando al momento. Lasciamo quindi spazio al nuovo archiviando tutti i documenti e i materiali che ci possono essere serviti per lavori passati ma che in questo dato momento non ci servono più. Per evitare di accumulare disordine su disordine ogni giorno che passa, è necessario riordinare la scrivania quotidianamente, alla fine della giornata di lavoro. Riporre carte e documenti negli appostiti raccoglitori e cartellette portadocumenti in modo che siano pronti all’uso qualora ne abbiamo bisogno anche l’indomani, mettere in un cassetto gli strumenti che abbiamo finito di usare e attuare altri piccoli accorgimenti può essere molto utile per tenere in ordine la scrivania, e quindi anche il nostro lavoro. Evitare di tenere tutto sulla scrivania porta anche un altro vantaggio, oltre a quello di tenere in ordine la nostra postazione lavorativa: tenendo alcuni oggetti lontani dalla nostra postazione, ci “costringiamo” infatti ad alzarci per andarli a recuperare, un’azione da non sottovalutare se si considera la staticità di molti tipi di lavori. Il movimento, invece, è molto importante, così come è importante, ogni tanto, staccare gli occhi dallo schermo del pc.
Molto importante, in ogni ufficio, è l’archiviazione dei documenti. Compiendo questa operazione possiamo infatti dare un ordine logico alle nostre carte, classificandole secondo dei criteri che possiamo decidere in base alle nostre esigenze e alla nostra esperienza. Si può decidere di organizzare i documenti per argomento, o in ordine alfabetico, o cronologico, o seguendo un qualsiasi altro tipo di criterio che può esserci utile. Spazio dunque, in ogni ufficio, all’utilizzo di archivi, di un classificatore, di cartelle, cartellette, raccoglitori e ad ogni altro oggetto che può darci una mano a ordinare e classificare.
L’ordine in ufficio è ancora più importante nel caso in cui il nostro lavoro preveda l’incontro coi clienti in sede: ricevere un cliente – effettivo o potenziale – in un ambiente pulito e ordinato permette sicuramente di fare una buona impressione, e di accogliere il nostro ospite nel migliore dei modi. L’ordine, insomma, può davvero migliorare la nostra efficienza al lavoro e al contempo il nostro rapporto con i clienti.
Articolo a cura di Francesca Tessarollo
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